Veranstaltungsfotograf in Wien: Leistungen, Ablauf und Kosten

Veranstaltungsfotograf: was ein Profi über die ganze Bandbreite an Events leistet

Von der Firmenfeier über die Gala bis zum Kongress: wie ein Veranstaltungsfotograf in Wien Ihren Anlass festhält und was Sie zur Vorbereitung, zu Bildrechten und Kosten wissen sollten.

Inhaltsverzeichnis

• Was ein Veranstaltungsfotograf leistet
• Welche Veranstaltungen ein Veranstaltungsfotograf abdeckt
• Vorbereitung: Briefing, Ablaufplan und Shotlist
• Wie ein Veranstaltungsfotograf am Veranstaltungstag arbeitet
• Umgang mit Gästen und Bildrechte bei Veranstaltungen
• Was ein Veranstaltungsfotograf kostet
• Häufig gestellte Fragen
• Fazit: Der richtige Veranstaltungsfotograf denkt vom Anlass her

Der Begriff Veranstaltung deckt fast alles ab, wozu Menschen zusammenkommen. Dazu zählen die Weihnachtsfeier im eigenen Haus und die Preisverleihung im Rathaus. Ebenso gehören die zweitägige Fachkonferenz, das Straßenfest im Grätzl oder das 50-Jahr-Jubiläum eines Familienbetriebs dazu. So unterschiedlich diese Anlässe sind, so verschieden sind auch die Bilder, die sie brauchen. Ein Veranstaltungsfotograf ist deshalb der Dienstleister, der genau diese Bandbreite beherrscht. Für jeden Anlass bringt er zudem die passende Herangehensweise mit und arbeitet nicht jede Feier nach demselben Schema ab. Was das konkret heißt, klärt dieser Ratgeber. Zunächst geht es um die Vorbereitung, danach um die rechtliche Seite beim Fotografieren von Gästen und schließlich um die Kosten in Wien.

Wenn Sie schon wissen, dass es um eine bestimmte Art von Anlass geht, führen zwei Beiträge tiefer ins Detail. Wie Sie ganz allgemein einen Eventfotografen in Wien finden und richtig briefen, steht dort Schritt für Schritt. Handelt es sich hingegen um einen Messeauftritt, gelten eigene Regeln. Diese behandelt der Ratgeber zum Messefotografen für Aussteller. Dieser Text nimmt allerdings bewusst den weiten Blick über alle Veranstaltungsarten hinweg.

Was ein Veranstaltungsfotograf leistet

Ein Veranstaltungsfotograf dokumentiert einen Anlass in Echtzeit und macht ihn haltbar, lange nachdem der letzte Gast gegangen ist. Er hält den Programmablauf fest und fängt die ungestellten Momente zwischen den Gästen ein. Am Ende liefert er somit einen Bildsatz, mit dem Sie den Anlass nach außen zeigen und intern in Erinnerung behalten. Das klingt einfach, ist es aber nicht. Eine Veranstaltung lässt sich nämlich nicht wiederholen. Die Rede der Geschäftsführung, der Applaus nach der Preisübergabe, das Anstoßen am Stehtisch: all das passiert genau einmal. Wer in dieser Sekunde im Nebenraum steht oder mit den Kameraeinstellungen kämpft, hat das Bild deshalb verloren.

Deshalb verbindet ein guter Veranstaltungsfotograf drei Fähigkeiten, die man dem fertigen Foto nicht ansieht. Zunächst braucht er technische Sicherheit, damit die Kamera bei wechselndem Licht, in dunklen Sälen und vor grellen Bühnen nie im Weg ist. Zudem gehört Zurückhaltung dazu, damit die Gäste ihn kaum bemerken und die Feier nicht zur Fotosession wird. Schließlich zählt das Gespür dafür, was gleich passiert. So steht er am richtigen Ort, bevor der Moment entsteht. Dieses Zusammenspiel entscheidet somit über die Brauchbarkeit der Bilder, nicht die Zahl der Megapixel.

Reportage und geführte Aufnahme in einem

Veranstaltungsfotografie ist im Kern Reportage, also die Beobachtung eines Geschehens, ohne es zu inszenieren. Trotzdem gehören zu fast jedem Anlass auch gestellte Bilder. Dazu zählen das Gruppenfoto der Jubilarin mit dem Team, der Vorstand vor dem Banner und die Preisträger nebeneinander. Ein Veranstaltungsfotograf beherrscht deshalb beide Rollen und wechselt zwischen ihnen, ohne dass die Stimmung kippt. Für die gestellten Aufnahmen braucht er zudem dieselbe Sicherheit wie in der ruhigen Portraitfotografie, nur unter Zeitdruck und im vollen Raum.

Wozu die Bilder danach dienen

Der eigentliche Wert der Aufnahmen entsteht erst nach dem Anlass. Ein durchdachter Bildsatz versorgt Sie nämlich mit Material für viele Kanäle. Dazu zählen der Nachbericht auf der Website, Beiträge in den sozialen Netzwerken, die Pressemappe, der nächste Geschäftsbericht und die Einladung zum kommenden Jahr. Wie stark hochwertige Aufnahmen im Marketing wirken, zeigt außerdem unser Beitrag zu hochwertigen Business-Fotos. Welchen konkreten Nutzen Event-Bilder für Firmen haben, vertieft zudem der Ratgeber zur Eventfotografie für Unternehmen.

Welche Veranstaltungen ein Veranstaltungsfotograf abdeckt

Ein Veranstaltungsfotograf deckt eine breite Palette an Anlässen ab. Dabei stellt jede Kategorie eigene Anforderungen. Deshalb zählt Erfahrung so viel. Wer schon eine Gala, einen Kongress und ein Straßenfest begleitet hat, weiß nämlich, dass sich Lichtsituation, Tempo und Bildbedarf von Fall zu Fall grundlegend unterscheiden. Die folgenden Gruppen umreißen daher die Bandbreite und zeigen, worauf es jeweils ankommt.

Firmenfeiern und interne Events

Weihnachtsfeier, Sommerfest, Mitarbeiterjubiläum, Betriebsausflug: diese Anlässe leben von echten Reaktionen, nicht von Posen. Die Aufgabe des Fotografen ist es daher, die Belegschaft entspannt und natürlich zu zeigen. Die Bilder sollen dabei nie gestellt wirken. Solche Aufnahmen sind zudem wertvoll für die Karriereseite, für Social Media und für das Employer Branding. Menschen vertrauen einem Unternehmen nämlich mehr, wenn sie die Gesichter dahinter sehen. Die Übergänge zur Businessfotografie für Unternehmen sind außerdem fließend. Eine Firmenfeier ist schließlich oft die günstigste Gelegenheit, nebenbei aktuelle Team-Aufnahmen zu machen.

Galas, Preisverleihungen und repräsentative Abende

Bei einer Gala oder Preisverleihung zählt vor allem der Auftritt. Hier trifft festliche Atmosphäre auf einen straffen Programmablauf mit Bühne, Rednern und Übergaben. Diese müssen punktgenau sitzen. Der Fotograf arbeitet deshalb mit dem vorhandenen Bühnen- und Saallicht, statt mit dem Aufsteckblitz die Stimmung platt zu leuchten. Die einmaligen Höhepunkte, den Moment der Ehrung etwa, muss er zudem zuverlässig treffen. Repräsentative Abende verlangen außerdem Fingerspitzengefühl im Umgang mit Ehrengästen und Prominenz.

Konferenzen, Kongresse und Tagungen

Konferenzen und Kongresse sind Marathonveranstaltungen über einen oder mehrere Tage. Neben Keynotes und Podiumsdiskussionen gehören dazu die Pausengespräche, die Ausstellung im Foyer und das Netzwerken. Oft kommt zudem ein Abendprogramm hinzu. Laufen mehrere Sessions parallel, stößt ein einzelner Fotograf an Grenzen. Ein zweiter Fotograf deckt somit die Situationen ab, die sonst verloren gingen. Ist eine Tagung mit einer begleitenden Ausstellung verbunden, greift die Arbeit außerdem in die Messefotografie hinein. Deren Besonderheiten behandelt der Ratgeber zum Messefotografen für Aussteller.

Kultur- und öffentliche Veranstaltungen

Konzerte, Festivals, Straßenfeste, Vernissagen und Stadtfeste bringen große Menschenmengen und oft schwieriges Licht mit sich. Hier steht vor allem die Stimmung im Vordergrund: das volle Gelände, die Bühne im Abendlicht, die Gäste in Bewegung. Öffentliche Anlässe haben zudem eine eigene rechtliche Ausgangslage, weil sich Menschen im öffentlichen Raum bewegen. Für Außenaufnahmen weitläufiger Veranstaltungsgelände kommt außerdem gelegentlich Drohnenfotografie ins Spiel, etwa für die Übersicht über ein Festivalareal.

Jubiläen und Anlässe mit Geschichte

Ein Firmenjubiläum, eine Eröffnung, ein Spatenstich oder ein runder Geburtstag verbindet Repräsentation mit Emotion. Solche Anlässe brauchen daher Bilder, die den Stolz und die Geschichte transportieren. Dazu zählen die Gründergeneration neben der jungen Führung, das Team vor dem neuen Gebäude oder der symbolische Moment des Anschnitts. Diese Aufnahmen wandern zudem oft in die Chronik und in den Geschäftsbericht. Deshalb sollten sie in Druckauflösung vorliegen. Einen Eindruck, wie unterschiedlich solche Anlässe aussehen, geben schließlich unsere Referenzen.

Vorbereitung: Briefing, Ablaufplan und Shotlist

Die halbe Bildqualität entscheidet sich vor der Veranstaltung, nämlich im Gespräch zwischen Ihnen und dem Fotografen. Er kennt Ihre Gäste nicht und weiß nicht, wer der Ehrengast ist. Sagt ihm niemand, dass um 20 Uhr die Auszeichnung überreicht wird, ahnt er es auch nicht. Ein Briefing von zwanzig Minuten verhindert deshalb genau die Lücken, die sich hinterher nicht mehr schließen lassen. Wie eine saubere Vorbereitung generell abläuft, führt zudem unser Ratgeber zum Ablauf eines Fotoshootings im Detail aus.

Das Briefing: Programm, Zeiten, Erwartungen

Geben Sie dem Fotografen den Ablauf schriftlich mit: Beginn, Programmpunkte mit Uhrzeit und Ort der einzelnen Stationen. Dazu kommen die Rahmendaten, also Gästezahl, Räume, Lichtsituation und die Frage nach einer Bühne. Halten Sie außerdem fest, wofür die Bilder später gebraucht werden. Reine Online-Dokumentation stellt nämlich andere Anforderungen als Pressefotos in Druckauflösung. Auch Aufnahmen für eine spätere Kampagne folgen eigenen Regeln. Je klarer die Erwartung, desto genauer trifft daher das Ergebnis. Benennen Sie zudem die Art der Veranstaltung genau, denn eine Konferenz braucht andere Bilder als ein Sommerfest.

Die Shotlist: Pflichtmomente vorab festlegen

Eine Shotlist ist die Liste der Bilder, die auf keinen Fall fehlen dürfen. Sie ist zudem das wirksamste Werkzeug in der Zusammenarbeit. Aus Ihrem Wissen über den Anlass und dem Können des Fotografen macht sie nämlich ein gemeinsames Ziel. Typische Einträge:

• Schlüsselmomente: Begrüßung, Keynote, Preisübergabe, Gruppenfoto, Anstoßen, symbolischer Akt. Was einmalig ist, steht ganz oben.
• Wichtige Personen: Geschäftsführung, Vorstand, Ehrengäste, Jubilare, Schlüsselkunden. Am besten mit Namen und einem Foto, damit der Fotograf sie in der Menge findet.
• Marke im Bild: Logos, Banner, Roll-ups, das Produkt oder das Gebäude. Wo die Marke sichtbar sein soll, wird vorher geklärt.
• Stimmung und Details: volle Reihen, gedeckte Tische, konzentrierte Gesichter, die Deko. Diese Bilder tragen später die Atmosphäre.

Eine Ansprechperson vor Ort benennen

Der beste Fotograf ist zudem auf einen Draht ins Unternehmen angewiesen. Benennen Sie deshalb eine Person, die weiß, wer wer ist. Sie sollte kurz Bescheid geben, wenn gleich etwas Wichtiges passiert. Diese Ansprechperson muss nicht ständig danebenstehen, aber erreichbar sein. Sie ist nämlich der Unterschied zwischen einem Fotografen, der die richtigen Leute erwischt, und einem, der raten muss. Bei mehrtägigen Anlässen oder parallelem Programm wird diese Abstimmung außerdem noch wichtiger. Der Fotograf kann sich schließlich nicht an zwei Orten gleichzeitig aufhalten.

Wie ein Veranstaltungsfotograf am Veranstaltungstag arbeitet

Am Veranstaltungstag folgt ein guter Veranstaltungsfotograf einem ruhigen Muster, auch wenn im Saal Betrieb herrscht. Er ist zunächst früher da als die Gäste und verschafft sich einen Überblick. Danach beginnt er mit den Aufnahmen, die es später nicht mehr gibt. Wer diesen Ablauf kennt, kann das Angebot deshalb besser einschätzen. Zudem merkt er schnell, ob ein Anbieter seine Sache versteht.

Vor den Gästen: die leere Location

Die erste halbe Stunde gehört den unberührten Räumen. Der noch leere Saal, die gedeckten Tische, die Bühne, der Empfangsbereich mit Logo: diese Bilder entstehen nur vor dem Ansturm. Später liefern sie zudem den Rahmen der Galerie. Gleichzeitig testet der Fotograf das Licht an den einzelnen Stationen. Auf diese Weise muss er beim ersten Programmpunkt nicht mehr suchen. Findet die Veranstaltung in einem Hotel oder Eventlokal statt, lohnt sich dieser Blick deshalb doppelt. Ähnlich wie in der Hotelfotografie ist dabei die Location selbst das Motiv.

Während des Anlasses: Programm und Reportage parallel

Sobald die Gäste da sind, arbeitet ein Veranstaltungsfotograf zweigleisig. Er hält zunächst die geplanten Programmpunkte fest, also Reden, Übergaben und Auftritte. Parallel fängt er die ungestellten Momente ein: Gespräche, Lachen, ein aufmerksamer Blick im Publikum. Dabei bleibt er im Hintergrund. Gute Veranstaltungsfotografie fällt nämlich nicht auf, stört den Ablauf nicht und drängt sich nicht ins Geschehen. Die stärksten Aufnahmen entstehen, wenn die Gäste die Kamera vergessen haben. Available Light, also das Arbeiten mit vorhandenem Licht, bewahrt zudem die Atmosphäre, die den Abend ausmacht.

Gestellte Aufnahmen ohne Reibungsverlust

Manche Bilder müssen gestellt werden: das Foto der Geschäftsführung, die Gruppe der Preisträger, das Team vor dem Banner. Hier führt der Fotograf deshalb kurz und bestimmt, damit niemand lange wartet. Ein eingespielter Ablauf bringt zudem auch größere Gruppen in wenigen Minuten sauber ins Bild. Die Stimmung kippt dabei nicht. Diese Mischung aus Reportage und geführter Aufnahme ist somit typisch für die Eventfotografie und verlangt Erfahrung, nicht nur Technik.

Nach dem Anlass: Auswahl, Bearbeitung, Lieferung

Nach der Veranstaltung beginnt die Arbeit, die man den Bildern nicht ansieht. Aus hunderten Aufnahmen wählt der Fotograf zunächst die besten aus. Danach gleicht er Farben und Helligkeit an und liefert die Dateien in Web- und Druckauflösung. Bei Presseterminen zählt zudem Tempo. Eine erste Auswahl kann nämlich schon am selben Abend bereitstehen, damit die Redaktion am Morgen etwas in der Hand hat. Die vollständige Galerie folgt schließlich wenige Werktage später, meist bequem über einen Online-Link. Wo neben dem Foto auch Bewegtbild gefragt ist, zeigt außerdem der Beitrag Videoproduktion aus Wien, wie Foto und Film am selben Abend zusammenspielen.

Umgang mit Gästen und Bildrechte bei Veranstaltungen

Ein guter Veranstaltungsfotograf denkt die rechtliche Seite mit, statt sie Ihnen allein zu überlassen. Sobald bei einem Anlass Menschen erkennbar fotografiert werden, greifen nämlich zwei Rechtsgebiete ineinander. Das sind das Recht am eigenen Bild nach Paragraf 78 Urheberrechtsgesetz und die DSGVO. Beide schützen zudem die abgebildete Person, nicht den Fotografen. Für Sie als Auftraggeber ist es deshalb ein Qualitätsmerkmal, wenn der Fotograf dieses Thema von sich aus anspricht und praktikable Wege kennt.

Nach Paragraf 78 UrhG dürfen Bildnisse von Personen nicht veröffentlicht werden, wenn dadurch berechtigte Interessen der Abgebildeten verletzt würden. Den Gesetzestext finden Sie in der Rechtsinformation des Bundes zu Paragraf 78 UrhG. Bei einer Firmenveranstaltung besteht in der Regel jedoch ein berechtigtes Dokumentationsinteresse des Veranstalters nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Damit ist die Datenverarbeitung somit grundsätzlich gedeckt, sofern die Gäste informiert werden.

Geschlossene Feier oder öffentlicher Anlass

Die Ausgangslage unterscheidet sich je nach Art der Veranstaltung. Bei einer geschlossenen Firmenfeier ist der Kreis der Gäste einerseits bekannt und über die Einladung erreichbar. Bei einem öffentlichen Fest oder Konzert bewegen sich die Menschen dagegen im öffentlichen Raum. Übersichtsaufnahmen der Menge sind hier in der Regel unkritisch, solange keine Einzelperson herausgestellt und bloßgestellt wird. Heikel wird es jedoch, sobald eine einzelne Person formatfüllend und identifizierbar ins Bild rückt. Ein erfahrener Fotograf kennt diesen Unterschied deshalb und richtet seine Arbeit danach aus.

Transparenz statt Einzelunterschriften

Der praktikabelste Weg zur Rechtssicherheit ist Information, nicht ein Stapel Formulare am Empfang. Weisen Sie deshalb schon in der Einladung darauf hin, dass fotografiert wird. Wiederholen Sie den Hinweis zudem vor Ort, etwa mit einem Schild am Eingang und einem QR-Code zur Datenschutzerklärung. Ein erfahrener Veranstaltungsfotograf unterstützt Sie dabei und respektiert Gäste, die sichtbar nicht fotografiert werden wollen. Einen guten Überblick geben außerdem die amtlichen Erklärungen zum Recht am eigenen Bild.

Nutzungsrechte: klären, wem die Bilder wofür gehören

Das Urheberrecht am Foto bleibt beim Fotografen und ist nicht übertragbar. Was Sie erhalten, sind daher Nutzungsrechte für einen konkreten Zweck. Klären Sie deshalb vorab, ob die Bilder nur online, auch im Druck oder zeitlich unbegrenzt verwendet werden dürfen. So rätselt die Marketingabteilung später nicht. Sobald Aufnahmen über die reine Dokumentation hinaus werblich eingesetzt werden, empfiehlt sich zudem eine gesonderte Einwilligung der abgebildeten Personen. Fragen zu personenbezogenen Daten beantwortet außerdem die Datenschutzbehörde. Eine kompakte Einordnung von Urheber- und Nutzungsrechten bietet schließlich die WKO Berufsfotografie.

Was ein Veranstaltungsfotograf kostet

Ein Veranstaltungsfotograf kostet in Wien nicht deshalb Geld, weil jemand ein paar Stunden mit der Kamera dasteht. Der Preis entsteht vielmehr durch alles drumherum. Dazu zählen Vorbereitung und Briefing, die Zeit vor Ort, die Auswahl aus hunderten Aufnahmen, die Bearbeitung und die Einräumung der Nutzungsrechte. Viele Anbieter rechnen daher transparent nach Stunden. Ein üblicher Ansatz beginnt bei rund 225 Euro für die erste Stunde. Jede weitere liegt bei etwa 155 Euro, weil Anfahrt und Aufbau nur einmal anfallen. Zwei Stunden liegen so bei rund 380 Euro, vier Stunden bei etwa 690 Euro und ein ganzer Achtstundentag bei rund 1.300 Euro. Ein Kongress- oder Gala-Tag mit hohem Bildaufkommen bewegt sich zudem je nach Umfang zwischen 1.000 und 1.750 Euro. Für längere Veranstaltungen sind Pakete schließlich meist wirtschaftlicher als der reine Stundensatz.

Was den Preis bestimmt

Warum der niedrigste Stundensatz selten der günstigste ist

Ein niedriger Preis pro Stunde sagt wenig, solange unklar ist, was enthalten ist. Wie viele bearbeitete Bilder bekommen Sie? Sind die Nutzungsrechte dabei? Wie schnell wird geliefert, und ist eine Online-Galerie inklusive? Ein scheinbar teureres Angebot mit klarer Leistung ist am Ende nämlich oft günstiger als ein Lockpreis. Bei einem solchen Lockpreis werden Bearbeitung und Rechte einzeln nachverrechnet. Achten Sie deshalb auf das Gesamtpaket. Für ein belastbares Angebot genügen zudem zwei Angaben von Ihnen: um welche Art von Veranstaltung es geht und wofür die Bilder gebraucht werden. Wie durchdachte Aufnahmen im Marketing wirken, zeigt außerdem der Beitrag zur Macht der Werbefotografie. Gehört zum Anlass auch Bewegtbild, liefert die Videoproduktion Foto und Film schließlich aus einer Hand und im gleichen Bildstil.

Früh buchen zahlt sich aus

Gute Veranstaltungsfotografen sind zu beliebten Terminen früh ausgebucht. In Wien drängen sich die Anlässe vor allem im Advent und im Frühsommer. Für kleinere Events reichen oft zwei bis vier Wochen Vorlauf. Firmenfeiern sollten Sie dagegen vier bis acht Wochen vorher anfragen. Für Galas oder mehrtägige Kongresse in der Hochsaison sind zudem acht bis sechzehn Wochen realistisch. Je früher der Fotograf feststeht, desto mehr Zeit bleibt schließlich für ein sauberes Briefing. Wer ganz allgemein einen passenden Dienstleister sucht, findet außerdem die Auswahlkriterien im Ratgeber, wie Sie einen Eventfotografen finden.

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Häufig gestellte Fragen

Was macht ein Veranstaltungsfotograf?

Ein Veranstaltungsfotograf dokumentiert einen Anlass in Echtzeit und macht ihn haltbar. Er hält den Programmablauf fest und fängt die ungestellten Momente zwischen den Gästen ein. Am Ende liefert er somit einen Bildsatz für Website, Social Media, Presse und Chronik. Dabei arbeitet er schnell, unauffällig und mit Gespür für den richtigen Moment. Zudem nutzt er vorhandenes Licht statt Dauerblitz und beherrscht sowohl die Reportage als auch die gestellte Gruppenaufnahme. Der Wert der Bilder liegt schließlich in ihrer Verwertbarkeit über den Anlass hinaus.

Welche Veranstaltungen deckt ein Veranstaltungsfotograf ab?

Die Bandbreite reicht von Firmenfeiern und internen Events über Galas und Preisverleihungen bis zu Konferenzen und Kongressen. Ebenso zählen Kultur- und öffentliche Veranstaltungen sowie Jubiläen und Eröffnungen dazu. Jede Kategorie stellt zudem eigene Anforderungen an Licht, Tempo und Bildbedarf. Deshalb zählt Erfahrung mit verschiedenen Anlässen. Geht es speziell um einen Messeauftritt, gelten jedoch eigene Regeln, die im Ratgeber zum Messefotografen behandelt werden.

Was kostet ein Veranstaltungsfotograf in Wien?

Viele Anbieter rechnen nach Stunden: rund 225 Euro für die erste Stunde, jede weitere etwa 155 Euro. Zwei Stunden liegen so bei rund 380 Euro, vier Stunden bei etwa 690 Euro und ein ganzer Tag bei rund 1.300 Euro. Ein Kongress- oder Gala-Tag mit hohem Bildaufkommen bewegt sich zudem zwischen 1.000 und 1.750 Euro. Für längere Anlässe sind Pakete daher meist günstiger. Enthalten sein sollten außerdem Beratung, Anfahrt, Bildauswahl, Bearbeitung, Online-Galerie und Nutzungsrechte. Für ein konkretes Angebot genügen schließlich Art der Veranstaltung und Verwendungszweck.

Wie bereite ich eine Veranstaltung fotografisch vor?

Geben Sie dem Fotografen zunächst den Ablauf schriftlich mit Uhrzeiten und Orten, dazu Gästezahl, Räume und Lichtsituation. Erstellen Sie danach gemeinsam eine Shotlist mit den Pflichtmomenten und wichtigen Personen, am besten mit Namen und Foto. Benennen Sie zudem eine Ansprechperson vor Ort, die weiß, wer wer ist, und die kurz Bescheid gibt, wenn etwas Wichtiges bevorsteht. Halten Sie außerdem fest, wofür die Bilder gebraucht werden, denn das bestimmt die Anforderungen an Format und Auflösung.

Was ist der Unterschied zwischen Veranstaltungsfotograf, Eventfotograf und Messefotograf?

Die Begriffe überschneiden sich stark. Veranstaltungsfotograf und Eventfotograf meinen im Grunde dasselbe, nämlich den Profi, der Anlässe aller Art dokumentiert. Das reicht von der Firmenfeier bis zum Kongress. Ein Messefotograf ist hingegen eine Sonderform mit klarem kommerziellen Auftrag. Er zeigt einen Messestand und das ausstellende Unternehmen so, dass die Bilder nach der Messe als Marketingmaterial weiterarbeiten. Wer einen Anbieter auswählt, sollte deshalb auf Referenzen mit genau der eigenen Art von Anlass achten.

Brauche ich eine Einwilligung der Gäste, um sie zu fotografieren?

Bei einer Firmenveranstaltung besteht meist ein berechtigtes Dokumentationsinteresse nach der DSGVO, sofern die Gäste informiert werden. Weisen Sie deshalb schon in der Einladung und vor Ort per Schild oder QR-Code darauf hin, dass fotografiert wird. Bei öffentlichen Anlässen sind Übersichtsaufnahmen der Menge zudem in der Regel unkritisch, solange keine Einzelperson herausgestellt wird. Für formatfüllende Einzelaufnahmen oder eine spätere werbliche Nutzung empfiehlt sich jedoch eine gesonderte Einwilligung. Das Recht am eigenen Bild nach Paragraf 78 UrhG ist außerdem immer zu beachten.

Ein oder zwei Fotografen: was ist sinnvoll?

Bei einer Firmenfeier oder einem überschaubaren Empfang genügt in der Regel eine Person. Sobald mehrere Programmpunkte parallel laufen, etwa Keynote im Saal und Networking im Foyer, stößt sie jedoch an Grenzen. Ein zweiter Fotograf deckt somit die Situationen ab, die sonst verloren gingen. Gehört zum Anlass neben Foto auch Film, ist ein Team ebenfalls im Vorteil, weil beides im gleichen Bildstil aus einer Hand kommt. Ein Anbieter mit mehreren Fotografen kann das zudem kurzfristig stellen.

Fazit: Der richtige Veranstaltungsfotograf denkt vom Anlass her

Ein Veranstaltungsfotograf ist nicht auf einen Typ von Anlass festgelegt. Vielmehr beherrscht er die ganze Bandbreite, von der Weihnachtsfeier über die Gala bis zum mehrtägigen Kongress. Der Unterschied zwischen brauchbaren und beliebigen Bildern entscheidet sich zunächst vor der Veranstaltung: mit einem klaren Briefing, einer durchdachten Shotlist und einer Ansprechperson vor Ort. Am Tag selbst zählt dann, dass der Fotograf technisch sicher ist, im Hintergrund bleibt und die einmaligen Momente trifft. Wer die Gäste zudem vorab über die Aufnahmen informiert, steht auch rechtlich auf sicherem Boden. So bekommen Sie am Ende keine zufälligen Schnappschüsse, sondern eine Dokumentation, die Ihren Anlass ein ganzes Jahr lang trägt.

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